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Organizzare un meeting aziendale

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Organizzare un meeting aziendale

Quasi tutte le aziende, con cadenza ciclica, hanno bisogno di organizzare dei meeting aziendali. Sono occasioni d’incontro e confronto per parlare di problemi, mostrare nuovi progetti, far conoscere gli orizzonti dell’azienda a dipendenti ed esterni.

In occasioni così formali è necessario rendere tutto perfetto e in linea con il meeting che stiamo andando a realizzare, ma anche con gli obiettivi aziendali. Scegliamo quindi tema e colore per l’allestimento e brandizziamo location e materiali con il logo dell’azienda.
Allestiamo un buffet leggero ma gustoso, intervallato da un paio di coffee break. Viziamo gli ospiti con piccoli cadeaux come cartelline con il nome del brand, in cui inserire il necessario come penna, taccuino etc.

Stabilito questo, è il momento di pensare all’aspetto tecnico del vostro meeting. Se dovete mostrare un progetto, dati, immagini, avrete sicuramente delle slide o delle foto. Parlando a una platea piuttosto ampia occorrerà un’attrezzatura acustica giusta, oltre a indirizzare le luci nei punti giusti, per mostrare tutto. Considerate quindi per l’attrezzatura tecnica:

  • video proiettore grande almeno 2,50X2,00
  • una connessione wifi
  • un impianto di amplificazione cui collegare microfoni a gelato o ad archetto.
  • una lavagna a fogli mobili o una luminosa
  • un proiettore per le diapositive e nel caso un lettore cd e dv
  • un piccolo laser per indicare i punti sulla lavagna
  • un computer portatile

Assicuratevi che la location che andate a prenotare abbia gran parte di queste attrezzature, oltre ad essere comodamente raggiungibile e che sia di facile accessibilità per persone che magari vengono da un’altra città.

Limitazioni deontologiche per alcune categorie specifiche

Tenete presente che alcuni congressi di categorie particolari, come quelli di medici e farmacisti hanno regole disciplinate dal codice deontologico. Occupandosi, infatti, di un settore specifico e primario, anche le occasioni d’incontro sono piuttosto rigide.

Secondo il codice deontologico dei medici, ad esempio vi è l’obbligo di non organizzare in luoghi prettamente turistici, e al di fuori dall’alta stagione.  Anche per l’uso dei gadget esiste un disciplinare: possono essere distribuiti solo di un valore economico irrisorio, e che abbiano attinenza con la professione dell’operatore coinvolto e non possono in alcun modo richiamare forme e colori dei medicinali. Queste sono soltanto alcune delle specifiche richieste, in questo caso richiedete con attenzione all’ordine di appartenenza.

2018-10-23T13:32:16+00:00